PENYUSUNAN STANDAR OPERATING PROCEDURE (SOP)
Pengertian SOP
Standard Operating Procedure (SOP) merupakan acuan bertindak yang disepakati bersama yang mampu menjawab tantangan di masa mendatang. SOP pada hakekatnya merupakan tahapan aktivitas yang generik atau detil untuk memberikan panduan terstruktur tentang sebuah aktivitas atau proses.
SOP sebaiknya disusun berdasarkan kebiasaan atau praktik-praktik terbaik yang dikombinasikan dengan persayaratan atau undang-undang yang dituntut oleh lingkungan bisnis perusahaan tersebut.
Manfaat SOP
Adapun manfaat yang Anda peroleh jika Anda memiliki SOP adalah:
- Memperjelas peran dan aktivitas masing-masing jabatan
- Memiliki acuan dalam melakukan audit
- Memberikan acuan bagi organisasi untuk mengelola pelatihan
- Menjadi dasar dalam melakukan improvement process
Tahapan Penyusunan SOP
Menetapkan Konteks Organisasi
Mengidentifikasi konteks organisasi yang meliputi: lingkup, persyaratan atau undang-undang, pelanggan, serta produk & layanan.
Mendesain Peta Proses
Mengidentifikasi proses-proses yang ada serta menetapkan urutan dan interaksi antar proses tersebut.
Menetapkan Standar dan Metode Pengendalian Proses
Menentukan standar kualitas dan metode pengendalian yang akan diterapkan dalam setiap proses.
Mendesain Dokumen Pendukung & Rekaman
Menyiapkan dokumen pendukung dan sistem rekaman yang diperlukan untuk mendukung implementasi SOP.
Mengimplementasikan (Pendampingan)
Tahap Implementasi:
- Pengesahan & distribusi dokumen
- Sosialisasi & pelatihan
- Audit, management review & improvement